Cara Penulisan Bagian Surat Resmi Yang Benar

Pada penulisan surat secara resmi harus dituliskan sesuai dengan aturan-aturannya. Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk surat menyurat di dalam acara resmi.

Berikut ini kami sampaikan tata cara membuat surat resmi.

Kepala surat

Kepala surat atau dapat disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas di dalam surat.

Fungsi dari kepala surat yaitu untuk memberitahukan kepada orang atau lembaga yang diundang agar mengetahui siapa lembaga yang mengundang mereka.

Kepala surat berisikan nama lembaga beserta dengan alamat dari lembaga tersebut. Selain itu juga dilengkapi dengan nomor telepon, faksmile, email dan logo lembaga bila ada.

Pada umumnya, untuk memisahkan antara kepala surat dengan isi surat, pada bagian bawah kepala surat terdapat garis horizontal.

Contoh kepala surat :

Tempat dan tanggal surat

Tempat dan tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan orang atau lembaga yang diundang, dimana dan kapan surat surat tersebut dibuat.

Penulisan tempat dan tanggal surat yang benar berada di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

Yang perlu menjadi catatan, apabila sudah terdapat kepala surat maka penulisan tempat sudah tidak perlu untuk ditulis kembali sehingga hanya tanggal surat yang ditulis.

Untuk penulisan tanggal surat, bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka dan juga untuk tahun juga tidak boleh disingkat.

Contoh penulisan yang salah

Yogyakarta, 2 Januari 2018 (apabila terdapat kop surat)

2 Jan 2018

2 – 01 – 2018

2 Jan ‘018

Contoh penulisan yang benar

Yogyakarta, 2 Januari 2018 (tanpa terdapat kepala surat)

2 Januari 2018 (apabila terdapat kop surat)

Nomor surat

Nomor surat berfungsi untuk memudahkan lembaga membuat arsip surat yang keluar dan juga untuk memudahkan pengacuan dalam pembalasan surat.

Setiap lembaga mempunyai kode penulisan nomor surat sendiri-sendiri, tapi sekurang-kurangnya pada nomor surat harus tercantum nomor surat keluar, jenis surat, bulan dan tahun surat.

Penulisan kata nomor boleh disingkat atau tidak disingkat dan penulisan nomor diawali dengan huruf besar (kapital),

Apabila penulisan nomor tidak dsingkat maka tulisannya menjadi Nomor kemudian diikuti dengan titik dua ( : ), apabila disingkat maka tulisannya menjadi No. kemudian diikuti dengan titik dua ( : ).

Garis miring yang digunakan pada nomor surat tidak boleh didahului dengan spasi, serta angka tahun tidak boleh disingkat dan diikuti dengan tanda baca apapun.

Contoh penulisan yang salah :

Nomor:04/U-AF/VII/2018.

Nomor:04/ U-AF/ VII/ 018

Contoh penulisan yang benar :

Nomor:04/U-AF/VII/2018

No.:04/U-AF/VII/2018

Lampiran

Lampiran terletak setelah nomor surat dan berfungsi untuk membantu penerima surat agar mengetahui dan dapat meneliti berapa lembar lampiran yang ikut dilampirkan di dalam surat tersebut.

Penulisan kata lampiran boleh disingkat atau tidak disingkat dan pada awal huruf lampiran ditulis dengan huruf besar.

Apabila penulisan lampiran tidak dsingkat maka tulisannya menjadi Lampiran kemudian diikuti dengan titik dua ( : ), apabila disingkat maka tulisannya menjadi Lamp. kemudian diikuti dengan titik dua ( : ).

Pada isian jumlah lampiran ditulis dengan huruf awalan besar (kapital) dan apabila jumlah lampiran bilangannya melebihi dua angka maka penulisannya ditulis dengan menggunakan angka.

Contoh penulisan yang salah :

Lampiran: satu berkas

Lamp.: seratus empat lembar

Contoh penulisan yang benar :

Lampiran: Satu berkas

Lamp.: 104 lembar

Hal

Hal di dalam surat berfungsi untuk mengetahui secara singkat maksud dari surat tersebut.

Hal ditulis setelah lampiran, dan penulisan isian hal jangan terlalu banyak, isikan pokok isian maksud suratnya saja.

Contoh penulisan yang salah :

Hal: Undangan rapat wali murid kelas XII untuk membahas tentang pelaksanaan Ujian Nasional 2018 yang akan diadakan di pertengahan bulan Mei.

Contoh penulisan yang benar :

Hal: Undangan rapat wali murid kelas XII

Alamat yang dituju

Penulisan alamat yang dituju di dalam surat harus lengkap informasinya dan di awali dengan Yth. Atau Yang terhormat(apabila tidak disingkat, akhirannya tidak boleh memakai titik), dan di depan kata Yth. tidak perlu diikuti dengan kata kepada.

Untuk penulisan Bapak atau Ibu atau Saudara atau Saudari, awalah huruf depannya memakai huruf besar (kapital).Untuk penulisan kata jalan pada alamat surat yang dituju tidak boleh disingkat.

Contoh penulisan yang salah :

Yth.Bapak Subagyo, S.Pd.

Jln. Sudirman No. 2

Yogyakarta

Contoh penulisan yang benar :

Yth.Bapak Subagyo, S.Pd.

Jalan Sudirman No. 2

Yogyakarta

Salam pembuka dan salam penutup

Penulisan salam pembuka dan salam penutuh, awalan hurufnya menggunakan huruf besar (kapital) dan di akhiri dengan tanda koma.

Contoh penulisan yang salah :

Dengan hormat (salam pembuka)

dengan hormat, (salam pembuka)

hormat kami (salam penutup)

Contoh penulisan yang benar :

Dengan hormat, (salam pembuka)

Hormat kami, (salam penutup)

Isi surat

Di dalam isi surat terdapat tiga hal, yaitu pembuka surat, isi inti surat dan penutup surat.

Pembuka

Di dalam pembuka surat berisikan kata pengantar atau pendahuluan terhadap informasi yang akan disampaikan pada bagian isi inti surat.

Isi surat

Isi surat berisikan tentang informasi utama yang akan disampaikan, meliputi kegiatan, tempat, waktu dan lain sebagainya.

Penutup surat

Pada bagian penutup di dalam surat tidak perlu diakhiri dengan kata demikianlah dan tidak boleh menggunakan kata ganti orang dengan kata –Nya, tetapi pakailah langsung kata Bapak atau Ibu atau Saudara atau Saudari.

Contoh penulisan yang salah :

Demikianlah surat dari kami, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Contoh penulisan yang benar :

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Nama pengirim dan tanda tangan

Setelah salam penutup surat, harus disertakan nama pengirim surat dan tanda tangan.

Nama pengirim surat tidak perlu memakai tanda kurung dan tidak perlu semua huruf memakai huruf kapital, hanya bagian huruf depan saja yang menggunakan huruf kapital.

Contoh penulisan yang salah :

(Prasetyadi, S.Pd.)

(Drs. H. Sudiyanto)

Contoh penulisan yang salah :

Prasetyadi, S.Pd.

Drs. H. Sudiyanto

Tembusan surat

Tembusan surat merupakan bagian di dalam surat yang menunjukkan pihak yang juga perlu mengetahuinya.

Contoh tembusan surat :

Tembusan: